Guía para autónomos: estos son los gastos que te puedes desgravar y los que no

En España hay nada menos que 3,3 millones de autónomos (entre ellos, algunos famosos), es decir, de gente que trabaja por cuenta propia. Muchos de ellos tienen lo que se conocen como pequeñas empresas o microempresas, es decir, negocios que tienen por debajo de 10 trabajadores y que a menudo tienen uno solo: el propio autónomo. Desde un fontanero hasta una esteticista, pasando por la dueña de una tienda física u online o de un negocio de hostelería, son muchas las personas que trabajan solas, deben estar pendientes de que su trabajo sea rentable y vigilan cada euro que gastan. Pero de esos gastos hay muchos (no todos) que puedes deducirte cuando hagas tus módulos de IVA e IRPF. ¿Tienes o vas a tener un negocio propio y no sabes bien qué puedes deducirte y qué no? Toma nota.

Puede parecer una perogrullada, pero es importante dejar claro desde el principio de qué hablamos cuando decimos gastos deducibles son aquellos gastos “inherentes a la actividad, que puedes acreditar, si fueses requerido por la Agencia Tributaria, que necesitas para desempeñar tu actividad”, nos indica Juan Francisco Soria, de la asesoría fiscal Soderi, en Málaga. Por tanto, aquel dinero que desembolsamos con el objeto de desarrollar nuestro trabajo es, a priori, gasto fiscalmente deducible. 

Ah, y muy importante: para poder deducirte un gasto necesitas una factura o, en ocasiones muy excepcionales, un ticket. Pero vamos por partes.

Si trabajas en una oficina dedicada en exclusiva a tu actividad laboral, te puedes deducir agua, luz, teléfono, internet, climatización y todos los suministros básicos para desarrollar tu trabajo al 100%.

Si trabajas desde casa, puedes deducirte solo una parte, “en torno al 30% de los suministros, así como del seguro de hogar, cuota de la comunidad, etcétera”, explica Soria. Hacienda entiende que, puesto que tu hogar y tu oficina son el mismo lugar, una parte de esos gastos se pueden atribuir a la actividad laboral. 

Todo aquel material que necesites para trabajar es un gasto de explotación de la empresa. Es decir, si necesitas folios, tóner para la impresora, bolígrafos, una agenda, puedes incluirlo como gasto y deducirlo. Pero ojo: si compras un bolígrafo muy lujoso, Hacienda puede poner la lupa e interesarse por el motivo de la compra. 

Pues lo mismo. Al igual que con el boli, un viaje de trabajo es deducible, desde los billetes de avión (que puedes conseguir más baratos) o tren o el alquiler de un coche, hasta las comidas que hagas en ese periodo. Pero claro, si el viaje se ha realizado en fin de semana y es de trabajo debes justificarlo con todo lo que puedas (¿se trata de un congreso de tu sector y se celebra en fin de semana? Ten toda esa documentación a mano). Porque un viaje en fin de semana o un alquiler de coche en agosto son, a priori, sospechosos y considerarse ocio.

¿Te desplazas en cualquier medio de transporte hasta tu lugar de trabajo o por reuniones? Gasto deducible. Pero ten a mano la factura, si se trata de un taxi o un VTC, y el ticket si tienes una especie de abono mensual (en casos así Hacienda sí suele aceptar un ticket, ya que los dispensadores de billetes no suelen emitir facturas).

Si es tu propio vehículo (es decir, con el que también vas al súper a hacer la compra o a recoger a los niños del colegio), Hacienda considera que te puedes desgravar una parte del IVA de esos gastos (normalmente, combustible): el 50%. 

Si, por el contrario, el vehículo es 100% profesional (un taxi, un camión, un vehículo de autoescuela), te podrás deducir el 100% de los gastos, tanto en la parte de IRPF como de IVA.

“Soy estilista y, para ir a trabajar, necesito ir mona porque una buena imagen es parte de mi trabajo”. Sí… pero no. La ropa que te pones para trabajar no es un gasto deducible porque la Agencia Tributaria considera que esa ropa bien te vale para salir un día con los amigos.

Otra cosa es, si eres esteticista, por ejemplo, la bata o el calzado que uses para el trabajo. La ropa laboral (y el calzado) sí se considera gasto de explotación y puedes deducírtela.

Un renting de algo que se considera que forma parte de tu actividad es deducible. El cuánto va a depender de tu trabajo: si, como en el caso del combustible, tu vehículo se usa exclusivamente para trabajar, el 100% de la cuota y del IVA. Si no, lo habitual es que puedas deducirte un 50%. Lo mismo podemos decir de otros alquileres y/o rentings: ordenador, móvil, maquinaria… Ni que decir tiene que el alquiler de una oficina es 100% deducible. ¿Y si trabajas en casa y vives de alquiler? “Si en el contrato de alquiler se refleja que esa vivienda se usará también como espacio de trabajo, sí”, concluyen desde Soderi.

Imagina que eres diseñador web y necesitas puntualmente los servicios de un programador porque te han encargado las dos cosas. Ese servicio es fiscalmente deducible (siempre mediante factura, por supuesto). También lo son los trabajos de limpieza de tu oficina, el asesor, el abogado si lo precisas para asesoría o litigio laboral, etcétera. Los seguros que necesites contratar inherentes a la actividad empresarial (de responsabilidad civil, por ejemplo) también se pueden deducir.

Lo que dice la ley es que un regalo que compras como atención a un cliente no se puede deducir. Por ejemplo, si tu mejor cliente adora tocar la guitarra y le regalas una en agradecimiento, lo sentimos pero no, no es deducible. Y tampoco si la compras para ti, claro está. Ojo con este tipo de facturas que algunas personas intentan colar entre sus gastos de autónomo, porque a menudo se detectan.

Tampoco puedes deducirte una cesta de Navidad, algo muy típico. Pero sí puedes deducirte una comida de empresa en esas fechas y lotería de Navidad, siempre que puedas demostrar que es un gasto considerado de relaciones públicas.

Ahora bien, si tienes una empresa de cosméticos y envías una muestra de un nuevo producto, esto sí es un gasto deducible siempre que no supere los 200 euros a un mismo destinatario. Es decir, las muestras de promoción entran en este tipo de gastos. También si diseñas regalos de empresa con tu logotipo a modo de obsequio. Límite: el 1% de la cifra de negocios de tu compañía.

Pues un poco como el resto de las cosas que pueden considerarse de tu actividad laboral y personal. “Las facturas de consumo de móvil tienen una deducción del 30%”, dice Juan Francisco Soria. Otra cosa es que tengas dos móviles: uno exclusivo de empresa y otro exclusivo personal. En ese caso, del primero te puedes deducir la totalidad del gasto.

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