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Pocas cosas hacen más ilusión que preparar una boda. Meses y meses de planificación para intentar que el gran día sea inolvidable para todos los asistentes, y especialmente para la pareja dispuesta a darse el “sí, quiero” junto a sus más allegados. Pero en esta vida puede pasar de todo, incluso la aparición de una pandemia como el coronavirus, que obligue a cancelar o repensar la boda que habíamos imaginado
Es cierto que nadie te va a prohibir celebrarla… de momento. Pero la responsabilidad social y el miedo comprensible a la expansión descontrolada del COVID-19 nos hace asumir que ese día tan importante en nuestras vidas va a tener que llegar algo más tarde de lo que habíamos planificado.
Celia Camacho, wedding planner de Persempreventos, nos cuenta cómo están viviendo en este preciso momento las cancelaciones de bodas planificadas para las próximas semanas, porque “lo más normal hoy en día es que en la boda haya un alto número de invitados que se tengan que desplazar, incluso proveedores pueden ver comprometido su servicio por lo que los novios han decidido por su tranquilidad y la de sus invitados posponerla”.
Antes de comenzar las gestiones pertinentes para cancelar la celebración está la toma de esta decisión que, como bien nos dice Celia, ha de tomarla la pareja y tenerlo muy claro antes de dar los primeros pasos. Recomienda que sean ellos mismos los que hablen de manera personal con su círculo más íntimo, y posteriormente comunicárselo al resto de invitados.
“En este caso un grupo de whatsapp en la que centralices la información es la opción más práctica: razones para tomar la decisión y actualización de la información, en concreto que nueva fecha es la escogida; así das las explicaciones todas de una vez y te ahorras el desgaste que supone estar dando las mismas explicaciones una y otra vez”.
En la situación en que nos encontramos, si estabas a punto de celebrar tu boda es muy posible que ya hayas recibido noticias de algunos invitados que cancelaban su asistencia por prevención. Y los que no lo han hecho agradecerán enormemente que este paso venga dado por vosotros, porque os entenderán y apoyarán, y les eximiréis de la responsabilidad de ser ellos los que declinen la invitación para asistir a vuestro enlace.
Tenemos que partir del hecho de que no estamos hablando propiamente de una cancelación, sino de un aplazamiento por causas excepcionales sobradamente demostradas y justificadas desde cualquier ángulo que se quiera mirar.
Celia Camacho nos recomienda empezar por el espacio de celebración y el catering para buscar una nueva fecha posible entre todos. Apela a la buena voluntad de los proveedores, que suelen mostrar siempre una actitud positiva ante los contratiempos y tienden a “comprender a los novios, ayudarles en todo lo posible y facilitarles alternativas”.
En cuanto al coste económico que esto pueda tener, nos cuenta que, según su experiencia, al tratarse de casos de fuerza mayor todos facilitan la opción de buscar la nueva fecha para la celebración sin que suponga un gasto añadido o una pérdida de dinero.
Aun así, si la cancelación se produce muy próxima al día de la boda es probable que la empresa de catering ya haya adquirido una serie de alimentos perecederos que no vaya a poder utilizar. En ese caso habrá que negociar con ellos qué coste puede tener para los novios, ya que es un gasto que, en principio, deberían asumir.
En cualquier caso, el consejo de la wedding planner es “buscar varias fechas alternativas y consultar con el resto de proveedores su disponibilidad y hacer un pequeño puzzle"
Como decíamos antes, no se trata de una cancelación propiamente dicha, sino de un aplazamiento. En el primer caso existe un contrato previamente firmado con los proveedores que estipula cuál es el coste de una cancelación unilateral por parte de los contrayentes.
La cantidad de la indemnización es variable porque va a depender de cada proveedor. En cualquier caso, es una información con la que ya contamos desde que cerramos la negociación con ellos y la cifra tiende a ser elevada: “podríamos hablar de miles de euros”. Lo que sí es común, aclara Celia Camacho, es que “en caso de anulación no se devolvería la señal entregada para la formalización del servicio”.
Camacho nos advierte de que en el caso de un aplazamiento es más difícil saber con certeza cuál va a ser el coste a pagar: “Si conseguimos una fecha en la que todos los proveedores nos puedan dar el servicio, no tendría porque ser muy elevado. En el caso de que el proveedor no se pueda acoplar a la nueva fecha, el coste sería la señal entregada a cuenta para la formalización de la contratación”.
Por último, nos deja un consejo para las parejas que debe ir por delante de todo si nos vemos obligados a aplazar nuestra boda en este momento, y es que “lo importante de las bodas es celebrarlas con la gente que quieres y que sea un día feliz y tranquilo, sobre todo que tienen que disfrutarlo con tranquilidad, y en una situación como la actual es prácticamente imposible hacerlo”.